編輯：cxf 來源：未知 日期: 2026-11-13 07:14
工廠接到買方要求做SMETA稽核時，首要遇到的問題往往是「要準備哪些文件」。SEDEX本身不規定統一的文件清單，但SMETA稽核的四大支柱（勞工標準、健康安全、環境、商業道德）都有對應的佐證要求。實務上可把準備項目分成「基本證照與公司文件」與「管理系統紀錄」兩大類，前者證明工廠合法營運，後者證明日常管理制度確實運作。本文依此分類，整理送審前應備齊的項目與常見缺失，協助工廠在稽核前完成自檢。
這一類文件用於證明工廠的主體資格與營運合法性。核心包括：公司登記證照或營業執照、稅務登記證明、廠房產權證明或租賃契約、最近一期營業稅或所得稅申報資料。若工廠涉及進出口，還需準備海關登記或報關相關證明。這些文件的有效期要特別留意，過期證照在稽核時會被記為缺失，建議在排程前統一盤點效期。若工廠屬食品、化工或特許行業，還須準備相關主管機關核發的營運許可或生產許可，這類證照往往有年度查驗義務，應一併納入效期盤點清單。
此外，集團型企業若有總部與生產廠區分離的情形，要準備兩者的關係說明與授權文件，避免稽核員無法對應場所檔案（site profile）上的公司名稱。
勞工標準是SMETA稽核占比關鍵的一環，相關文件須能相互勾稽。應備項目包括：全體員工名冊（含到職日、證件號、年齡、職務）、過去十二個月的考勤紀錄、薪資明細與銀行轉帳或簽收紀錄、勞動契約、加班同意書。針對未成年工，須有年齡證明與工時限制符合紀錄；針對外籍或移工，須有合法聘僱許可。童工屬零容忍項目，任何相關紀錄缺失都會直接影響報告。此外，考勤與薪資須能對應到個別員工，建議以月份為單位留存完整明細，避免僅有彙總表而無原始記錄，否則稽核員難以驗證工時與加班費計算是否合規。
結社自由與集體談判相關文件，包括工會成立證明或員工意見反映管道紀錄，也應一併準備，證明員工能無阻礙地提出訴求。
健康安全與環境兩大支柱，要求工廠提出風險管控與合規證明。應備項目包括：消防驗證或檢查報告、特種設備（電梯、鍋爐、壓力容器）合格證、危險化學品清單與安全資料表（SDS）、廢水與廢棄物處理契約及聯單、噪聲與空氣監測報告。若所在地有環評要求，須準備環評許可與定期申報資料。
職業安全衛生管理方面，應有危害辨識與風險評估紀錄、個人防護裝備發放紀錄、事故統計與改善報告，這些都能具體呈現工廠的預防作為。
管理系統紀錄是證明制度「持續運作」的關鍵，比單一證照更重要。工廠應建立並保存：永續或社會責任政策、各項作業程序書、供應商評鑑與稽核紀錄、教育訓練計畫與簽到紀錄、匿名投訴與申訴處理紀錄、內部自查與矯正措施紀錄。其中申訴機制須能證明員工可免於報復地反映問題，是SMETA相當重視的一項。
商業道德支柱則要求反賄絡、反歧視與財務透明相關政策與紀錄，包括禮贈品管理、利益衝突申報等，工廠可視買方要求補強。內部自查宜訂定固定頻率（例如每季一次），並留存查檢表與會議紀錄，讓稽核員看見制度是被定期維護而非臨時補做。
準備文件不只是「有沒有」，更在於「現場能否即時調閱」與「彼此是否一致」。建議工廠在稽核前做三件事：其一，建立版本控制，確保現場出示的是現行版本而非舊版；其二，將中文文件準備英文摘要或對照表，方便外籍稽核員理解；其三，做跨文件勾稽，例如員工名冊人數、考勤總時數、薪資發放人數三者應相互吻合。這些細節往往決定稽核當天的順暢度。
實務上最常見的缺失有三類：一是證照過期或未及時換發；二是考勤、薪資、契約三者對不上，顯示工時或薪資計算有爭議；三是缺乏可驗證的申訴或教育訓練紀錄，使管理系統淪為形式。工廠可在排程前兩到四周啟動內部自檢，優先補齊這三類缺口，能顯著降低報告中的發現事項數量。另須留意，部分買方會在SMETA基礎上追加行業特定要求（例如零售買方關注包裝與衝突礦產），工廠應在排程時向稽核公司確認是否有附加清單，以免現場才發現文件缺口。
答：Sedex平台與SMETA方法論並未提供制式清單，各AAC稽核公司會依四大支柱與買方要求開出文件需求。工廠可先依本文分類自檢，再請稽核公司確認其特定清單。
答：SMETA稽核通常回溯檢視過去十二個月的紀錄，因此考勤、薪資、契約等至少須保存並能調閱一年內資料；證照類則以有效期內現行版本為準。
答：可以。多數AAC接受電子檔與系統截圖，重點在於紀錄真實、可勾稽且現場能即時開啟；紙本與電子版本內容須一致。
答：SMETA是持續改善方法論而非認證，不要求制度完整建置。但缺失會如實記錄於報告，工廠應在稽核前盡可能補強，並於報告中列出具體改善時程。
更多關於SMETA稽核的官方說明，可參考SMETA稽核官方說明頁、SMETA 7.0更新公告 與Sedex官方網站。
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