RC-SCS現場稽核怎麼查？重點項目與準備應對方式

結論先講：RC-SCS的現場稽核不是必然項目，而是依風險判斷決定；稽核員會先做文件稽核，再評估是否需要在核發認證決定前進行現場稽核，也可能在核發後一年內追加。現場查核的核心只有三件事：數量對不對得上、來源說不說得清楚、認證與非認證產品分不分得開。若這三項在文件階段就站得住，觸發現場稽核的機會較低；若文件有落差，現場查核會把落差放大。準備的正確方向不是背答案，而是把現場會被問到的每一筆數字都能當場調出來。以下說明現場看什麼、怎麼準備、以及常見缺失怎麼改善。

一、現場稽核為什麼不是必然

官方流程明確寫著現場稽核是依需要進行（as needed），判斷方式是風險式評估。這個設計對雙方都有意義：對企業而言，若資料完整度高、來源清楚，現場查核可以避免；對SCS Global Services而言，現場稽核能處理文件無法判斷的部分，例如倉儲動線是否真的把回收料與一般料分開、批次標識是否實際存在於現場。

風險評估通常會參考幾項：資料的完整度與內部一致性、回收料來源的可追溯程度、認證產品與非認證產品的隔離狀況、以及過往的稽核歷史。首次申請的企業因為沒有歷史紀錄，評估通常較保守；連續通過年度展延的公司，後續的觸發機會相對低。

規劃時仍不宜把現場稽核當成例外。若被判定需要，時間會增加，而現場發現的問題，修正與複核的時間通常比文件階段更長。尤其要注意追加的情形：官方明載稽核員可能認定需要在核發後一年內進行現場稽核，這時年度資源要留出這個彈性。

二、現場會查核的三個核心

現場查核的形式可以千變萬化，但核對的邏輯集中在三個問題上。

其一是數量對不對得上。也就是物料平衡的實際狀態。稽核員會核對投入的回收料重量、生產的產品重量、以及結存台帳三者是否一致。文件上寫的平衡表與現場實際堆放的料若對不上，這是最直接的不符合項來源。現場看的是實際的料桶、料架與標識，不是辦公室裡的表格。

其二是來源說不說得清楚。稽核時會抽問回收料的來源，這部分追問的是供應商身分、回收工序與文件是否對得上。回答時要能指出相對應的文件在哪裡，而不是只有概括的說法。文件若只寫「回收料」而沒有來源說明，現場追問時會很難通過。

其三是認證與非認證產品分不分得開。現場會看回收料與非回收料的存放是否分離、標識是否清楚、產線切換時有沒有留下清潔紀錄，以及待出貨的成品區域能否辨識出哪些是認證產品。若同一區域混放，數量平衡的說服力會大幅下降。

三、現場查核的十項重點對照

把官方的查核重點清單整理成現場準備用的對照表，可以逐項檢視自己的準備狀態。

物料平衡證明：進料、製程、產出與結存的重量鏈是否閉合，這是現場第一個被問的項目。

供應商驗證：供應商名單、驗證狀態與承諾書簽署情形是否一致。

產品配方：物料清單與實際投料是否相符，新增材料有沒有納入計算。

回收料採購文件：合約、發票、送貨單與付款憑證四類是否齊備，重量是否彼此對得上。

第三方回收料含量檢測報告：報告涵蓋的材料別與產品是否對應，有沒有過期。

入庫與領用結存台帳：日常登記是否完整，是否能對應到現場實際存放數量。

投料記錄與生產日報表：每批生產的實際投料紀錄。

出廠檢驗與銷售記錄：認證產品與非認證產品的界線是否清楚，出貨紀錄是否可追。

回收料區域標識與專用標示：現場是否實際存在標識，內容是否正確。

主張內容的一致性：對外溝通說法與現場資料是否相符。

這十項在現場的呈現方式不同：有些是調資料（前三項與批次紀錄），有些是看現場（標識與隔離）。最容易出問題的是看現場的部分，因為文件可以補寫，現場的動線與標識卻要實際改。

四、現場稽核前的準備清單

把準備工作分成三個時間點。

在稽核前一個月，先做一次內部預演。這不是形式主義，而是要用走的方式檢查動線：從收料區走到原料倉、走到產線、再走到成品區，確認每一段的回收料與非回收料是否真的分開，標識是否連續。若走一次就發現有混放，這時改的成本最低。

在稽核前一個月，把十項對照表逐項標註狀態。已備妥的、尚未齊備的、缺漏的分成三類，尚未齊備與缺漏的項目列出責任人與完成日期。這份清單就是稽核當天的應對藍圖。

在稽核當天，安排對應的人員陪同不同區域。倉儲區由倉管陪同，能說明批次編號規則與標識方式；製程區由製程或品保陪同，能說明投料流程與清潔紀錄；文件區由熟悉資料的人員接手。稽核員的追問常是連續的，若每次都要等不同的人回應，時程會拉長。

還有一項實務提醒：把數字背熟。稽核時較有效的回答是直接報出數字並說明來源，而不是先說「我查一下」。這不代表要記誦，而是熟悉到能立刻指出資料在哪一頁、哪個期間。

五、常見缺失與改善方式

依現場稽核的常見發現，整理六類缺失與對應的改善方向。

其一是數量平衡不閉合。原因是投入紀錄與結存台帳更新不同步，或有批次未登記。改善重點是把登記時點與收料作業綁定，不要等月底才補。

其二是來源文件不完整。改善方式是建立供應商文件的收取清單，在交易時就索取，而不是稽核前才回頭找。

其三是標識缺失或內容錯誤。現場看的是實體，補做標籤成本不高，但要在稽核前完成。標識內容錯誤比標識缺失更嚴重，因為它顯示文件與現場不一致。

其四是認證與非認證產品混放。改善需要動線調整，成本較高，通常要在規劃初期就設計好。事後改造的難度遠高於事前設計。

其五是第三方檢測報告過期或對應錯誤。改善方式是把報告的有效期納入到期提醒，並在產品或材料別變動時即時更新。

其六是主張說法與資料不符。這通常是文件不同步造成，例如標示寫的是高回收料含量級別，但核算結果落在部分回收料級別。改善方式是讓對外溝通統一由一份依據資料產生。

六、常見問題

問：現場稽核會查哪些資料？

會調閱十類重點資料，包含物料平衡證明、供應商驗證、產品配方、回收料採購文件、第三方含量檢測報告、結存台帳、投料記錄與生產日報表、出廠檢驗與銷售記錄、回收料標識資料，以及主張內容的一致性。現場同時會實際查看存放區與產線的分離狀況。

問：多久會被安排一次現場稽核？

官方沒有固定頻率，而是依風險判斷，可能在核發前進行，也可能在核發後一年內追加。首次申請因缺乏歷史紀錄，通常較為保守。連續通過年度展延、資料穩定的公司，後續觸發的機會相對較低。

問：現場稽核發現問題，會不會影響整體認證？

要看問題的嚴重度與類型。不符合項必須完成矯正並關閉；新資訊要求要補交資料；改進機會不要求回應。改善機制是根因分析加上矯正措施，並非僅做文件修飾。若同一問題在往年度已改善卻再次發生，處理會更為嚴格。

問：現場稽核當天要準備什麼？

三件事：人員分工到位（倉儲、製程、文件各有對應陪同人）、十項重點資料可立即調出、以及動線實況與文件描述一致。最後一項最容易被忽略：文件說回收料單獨存放，現場卻有混放，這會被直接認定為不符合。

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